Documentos y facturación
Facturas, albaranes, pedidos y contratos leídos, comprobados y registrados sin que nadie los teclee.
Una empresa que recibe 300 facturas de proveedor al mes dedica entre 25 y 50 horas mensuales a abrirlas, extraer cuatro campos y teclearlos. A 24 € la hora cargada, son entre 7.200 y 14.400 € al año en un solo proceso administrativo.
Cómo funciona el flujo
- Captura. Buzón dedicado, carpeta compartida o portal de proveedor. Todo lo que entra queda registrado antes de tocarse.
- Extracción. OCR para el texto y modelo de lenguaje para entender el documento: emisor, NIF, base, cuotas, líneas de detalle, condiciones de pago. Cada campo con su puntuación de confianza.
- Validación. Cruce contra el pedido, contra el albarán y contra el maestro de proveedores. Suma de líneas frente a total. NIF contra el censo.
- Decisión. Si todo cuadra y la confianza supera el umbral, se registra. Si no, va a una bandeja humana con el motivo señalado. Esa frontera la decides tú, y se puede mover.
- Registro. Asiento en el ERP, documento archivado con su referencia, traza completa de qué se decidió y por qué.
Qué documentos
| Tipo | Dificultad | Nota |
|---|---|---|
| Factura de proveedor | Baja | El caso con mejor retorno y menor riesgo. Suele ser el piloto. |
| Albarán y pedido | Baja-media | Formatos muy heterogéneos entre proveedores. |
| Extracto bancario | Media | Mejor por Norma 43 o API bancaria que por PDF. |
| Contrato y póliza | Alta | Extracción de cláusulas y vencimientos. Siempre con revisión humana. |
| Documentación técnica | Alta | Planos, fichas, certificados. Caso a caso. |
Verifactu: el plazo que obliga a tocar la facturación
El sistema de facturación verificable de la AEAT obliga a miles de empresas españolas a revisar cómo emiten y registran facturas. Es trabajo que hay que hacer igualmente — y es el mejor momento para automatizar de paso lo que ya se hacía a mano. Si vas a abrir ese proceso, ábrelo una sola vez.
Preguntas
¿Qué precisión tiene la extracción?
Depende del documento y no te vamos a dar un porcentaje de folleto. Lo que sí hacemos es medirlo con tus documentos reales durante el piloto y fijar el umbral de confianza a partir de esa medición. Lo que no supera el umbral va a revisión humana.
¿Se integra con Sage o A3?
Sí, y también con Holded, Odoo, Contasol, Dynamics y cualquier sistema con API o importación estructurada. Más sobre integración.
¿Los documentos salen de la UE?
No, salvo que tú lo autorices expresamente. Cómo tratamos los datos.
¿Hablamos de tu proceso?
Diagnóstico exprés desde 490 € y tres días laborables. Respondemos el mismo día.